Po ludzku o Excelu

Wielu moich znajomych, którzy na co dzień pracują używając Excela jest wyśmienitymi specjalistami w jego obsłudze, można by rzec profesjonalistami. Jednak każdy z nich wielokrotnie dochodzi do momentu, w którym brakuje pomysłów na rozwiązanie problemu związanego z danymi, formatem komórek, prezentacją danych, agregacją danych, wielopoziomowym zagnieżdżaniem funkcji, wyszukiwaniem itp.

Wiele doskonale poruszających się w Excelu osób mniema, że zna Excela na poziomie 80 – 90%. Moim zdaniem, a używam Excela od roku 1996, najlepszy specjalista, nie powinien wskazywać, że zna tę aplikację w stopniu większym niż 70%. W dalszej części artykułu postaram się wyjaśnić tę tezę.

Excel, poza ogromną ilością funkcji oraz opcji typu tabele przestawne czy wykresy itp. posiada wbudowaną obsługę języka VBA (Visual Basic for Applications), dla niewtajemniczonych jest to język programowania oparty na Visual Basic’u (VB) zaimplementowany m.in. w aplikacjach pakietu Microsoft Office. Bardziej wtajemniczeni znają taką funkcjonalność pod pojęciem makra. Aplikacja Excel umożliwia nagrywanie makr, czyli nagranie powtarzalnych akcji lub zestawu akcji, które można ponownie wywołać uruchamiając Makro.  Excel nagrywając makro tworzy kod języka VBA za użytkownika.

Jednak to tylko fragment istoty i możliwości VBA.

Zapytacie dlaczego? Przecież użytkownik tworząc makro używa VBA?

Zaawansowani użytkownicy, którzy znają język VBA, mogą zrobić za jego pomocą niemalże wszystko co sobie wymyślą.

Za pomocą VBA można np.: napisać nową funkcję, która będzie wywoływana tak jak standardowe funkcje Excela, na przykład walidującą numer PESEL, lub można napisać zaawansowany kod, który:

• w dowolny sposób sformatuje arkusz czy tabelę,
• zapisze i usystematyzuje dane pobrane np. z wielu dokumentów Word,
• na podstawie danych w poszczególnych komórkach arkusza, utworzy dokument Word, w którym wygenerowana zostanie np.: faktura czy spersonalizowane pismo lub wyśle spersonalizowanego maila do wszystkich adresatów,
• połączy się z wybraną bazą danych i za pomocą takiego połączenia Excel sam będzie wypełniał arkusz wybranymi danymi.

Najbardziej zaawansowani użytkownicy są w stanie za pośrednictwem Excela utworzyć aplikację, która może być wykorzystywana np.: do organizacji pracy w niedużym biurze.

Wszystkie te elementy powodują, że możliwości Excela są nieograniczone. Jedyne ograniczenia to tylko umiejętności i biegłość osób z niego korzystających.

Tak jak wspominałem na początku, nawet najlepsi użytkownicy, dochodzą czasami do sytuacji, w której nie mogą zrobić kroku do przodu. Problem jest czasami, wydawać by się mogło, nie do rozwiązania lub bardzo drobny i związany z podstawami obsługi Excela.

Czemu uważam, że najlepsi znają tę aplikację na poziomie maksymalnie 70%?

Przede wszystkim VBA dający nieograniczone możliwości nie pozwala na zmierzenie tej wartości. Poza tym biegłość z jaką się poruszamy w Excelu i wykorzystujemy jego funkcje oraz używamy skrótów klawiaturowych. Nie znam osoby, która skorzystała więcej niż raz z każdej dostępnej w Excelu funkcji, bo jest ich tak wiele. Używamy arkuszy kalkulacyjnych do realizowania swoich potrzeb. Przykładowo, osoba, która analizuje faktury i bazuje głównie na sumach, nie będzie wykorzystywała funkcji do wyliczania stopy procentowej kredytu. Jeżeli nie wykorzystujemy jakiejś funkcji, to często nawet nie wiemy, że takie możliwości istnieją, a jeżeli wiemy, to i tak stosowanie takich funkcji wymaga treningu.

Ponadto z doświadczenia wiem, że niektórzy trenerzy, wykładowcy, uczący Excela,  najczęściej są biegli w funkcjonalnościach zgodnych z programem szkolenia. Poza tymi ramami stają się zwykłymi użytkownikami. Kolejny element jest związany z opcją językową. Osoby, znające polską wersję językową, zaczynając pracę w wersji np.: angielskiej, a większość międzynarodowych korporacji, udostępnia swoim pracownikom komputery z angielską wersją oprogramowania, na początku ma spore problemy w adaptacji. I nie chodzi tu bynajmniej o nazwy opcji na wstążkach, bo one są przynajmniej zlokalizowane w tych samych miejscach. Nazwy funkcji natomiast są zupełnie inne w różnych wersjach językowych i nie wynikają one wprost z tłumaczenia. Np. znana i lubiana funkcja =fragment.tekstu() w wersji angielskiej =mid() lub =wyszukaj.pionowo() to =vlookup(). Jeśli ktoś nie chce zmieniać ustawień języka można wykorzystać dodatek Functions Translator.

Dużo danych

Jeszcze jedno spostrzeżenie, którym chciałbym się podzielić. Moim zdaniem, dużo osób popełnia błąd używając Excela do przechowywania dużych ilości danych. Co prawda w Excelu jest możliwość zapisania 1 048 576 wierszy (od wersji 2007), kiedyś 65 536 wierszy, to analizowane za pomocą tej aplikacji takiej ilości danych uważam za nieco karkołomne. Nie oznacza to, że nie jest to możliwe. Za pomocą śrubokręta też się da wbić gwóźdź. Excel  jest oczywiście w stanie taką ilość danych wyświetlić, ale używanie funkcji lub agregowanie danych trwa bardzo długo. Jeżeli nie mamy do dyspozycji bazy danych, to zalecam zapoznać się z aplikacją Access. Ta aplikacja z taką ilością danych radzi sobie lepiej, a Excela radzę używać do obróbki i prezentacji mniejszych ilości danych.